Messevorbereitung, wenn Sie die Branche schon kennen

Die meiste Vorbereitung beginnt bei null. Wenn Sie die Veranstaltungen Ihrer Branche schon kennen, sollte sie das nicht.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Der Ertrag einer Messe entscheidet sich vor der Anreise, nicht währenddessen.
• Terminanfragen zwei bis drei Wochen im Voraus führen deutlich zuverlässiger zu einem Gespräch als die Ansprache vor Ort ohne Vorlauf.
• In den meisten Branchen begegnen Ihnen dieselben Personen auf mehreren Events im Jahr — nicht nur auf derselben Messe im nächsten Jahr.
• Wenn Ihre Notizen nach Event statt nach Person geordnet sind, sehen Sie diese Überschneidung nicht und stellen sich Menschen erneut vor, die Sie bereits kennen.

Warum die Messevorbereitung meist zu spät beginnt

Der wirksamste Teil der Vorbereitung findet statt, bevor die Messe öffnet: die Teilnehmer- oder Ausstellerliste durchgehen, entscheiden, wer diesmal wirklich relevant ist, und um einen Termin bitten, solange der Kalender der anderen Seite noch offen ist.

Die meisten nehmen sich das vor und tun es dann nicht — aus einem nachvollziehbaren Grund. In den zwei Wochen vor einer Reise konkurriert diese Aufgabe mit allem anderen, und sie hat keine eigene Frist, bis die Messe selbst zur Frist wird. Dann sind die guten Termine vergeben, und es bleiben nur noch der Gang zwischen den Ständen und die Abendveranstaltung.

Die Teilnehmerliste zu prüfen ist die erste Stunde, die sich auszahlt

Gehen Sie zuerst die veröffentlichte Teilnehmer- oder Ausstellerliste durch und markieren Sie drei Gruppen: bestehende Kunden, die möglicherweise teilnehmen, Interessenten, die Sie schon länger erreichen möchten, und Unternehmen, deren Entwicklung im letzten Jahr ein erstes Gespräch rechtfertigt. Diese Liste sollte bewusst kurz sein — fünf bis fünfzehn Namen, keine fünfzig.

Wie Sie einen Termin vor der Messe anfragen

Wirksam ist eine konkrete Anfrage: wer Sie sind, warum gerade diese Person, und ein konkretes Zeitfenster. Nicht wirksam ist ein allgemeines „Lass uns auf der Messe vernetzen“ — damit überlassen Sie der anderen Seite das Erinnern und die Terminfindung, und die meisten werden das nicht übernehmen.

Drei Situationen erfordern unterschiedliche Ansprachen:

• Ein neuer Kontakt, der ebenfalls teilnimmt. Nennen Sie den konkreten Anlass — etwas Sachliches zu seinem Unternehmen, nicht „ich habe gesehen, dass Sie teilnehmen“ — und schlagen Sie ein festes 15-Minuten-Fenster an einem bestimmten Tag vor.
• Ein bestehender Kunde oder ein warmer Kontakt. Verzichten Sie auf das Angebot. Beziehen Sie sich auf den letzten inhaltlichen Austausch, fragen Sie, ob das Thema noch aktuell ist, und schlagen Sie dann einen Termin vor.
• Jemand, den Sie vor einiger Zeit an anderer Stelle getroffen haben. Nennen Sie, wo und wann Sie sich getroffen haben und worüber gesprochen wurde. Das ist der Fall, bei dem die meisten scheitern — entweder erinnern sie sich nicht genau genug, um es überzeugend zu formulieren, oder sie versuchen es gar nicht erst und greifen auf eine kalte Vorstellung zurück, obwohl man sich bereits kennt.

Dieser dritte Fall lohnt einen genaueren Blick, denn er kommt häufiger vor, als man annimmt.

Was sich ändert, wenn Sie die Gespräche des letzten Jahres bereits kennen

Die Messevorbereitung beginnt in der Regel bei null: eine neue Teilnehmerliste, eine neue Recherche, kein sichtbarer Bezug zu dem, was vorher war. Für die Personen selbst stimmt das in den meisten Branchen jedoch nicht — dieselben Namen tauchen über mehrere Events im Jahr auf, nicht nur auf derselben Messe im Folgejahr. Wer Ihnen im Frühjahr auf einer Konferenz in Frankfurt begegnet ist, kann Ihnen im Herbst auf einer Fachmesse in München wieder gegenüberstehen.

Liegen Ihre Notizen event-getrennt vor — oder gar nicht durchsuchbar —, sehen Sie diese Überschneidung nicht. Sie stellen sich jemandem erneut vor, der Ihnen bereits gesagt hat, was er braucht, und das Gespräch beginnt einen Schritt hinter dem Stand, an dem es aufgehört hat.

Der Unterschied liegt darin, nach Person oder Unternehmen über Ihre gesamte Historie hinweg zu suchen — nicht nur innerhalb eines einzelnen Events. Gleichen Sie die Teilnehmerliste vor einer Messe mit allen ab, mit denen Sie bereits gesprochen haben — bei jedem Event, nicht nur bei der letzten Ausgabe derselben Messe.

Dabei finden Sie fast immer etwas: eine Zusage, die nie nachverfolgt wurde, eine Person, die Sie bereits getroffen hatten, ohne es noch zu wissen, oder ein Detail — das Team prüfte einen Wettbewerber, der Vertrag stand zum Quartalsende zur Verlängerung an —, das ändert, was Sie diesmal sagen würden.

Dieser eine Fund ist meist mehr wert als der Rest der Vorbereitung zusammen. Und er ist zugleich der Teil, den die meisten nicht leisten können, weil er voraussetzt, dass Gespräche nach Person und nach Event geordnet sind — und nicht in der Woche nach jeder Messe in Vergessenheit geraten.

Die eine Sache, die sich vor jeder Reise lohnt

Wenn Sie aus diesem Artikel nur eine Sache mitnehmen: Prüfen Sie vor Ihrem nächsten Event, wen von der Teilnehmerliste Sie möglicherweise schon kennen — dieses Jahr, letztes Jahr oder auf einer ganz anderen Messe. Fast immer werden Sie etwas finden, das Sie vergessen hatten. Allein das rechtfertigt in der Regel die fünfzehn Minuten, die es kostet.

Das ist zugleich der Teil der Vorbereitung, der mit Notizen aus zehn verschiedenen Events kaum zu leisten ist — und ganz ohne Aufzeichnungen unmöglich. Deshalb ordnet RELOS das Erfasste in durchsuchbare Gespräche, Kontakte und Events, statt es als lose Notizen nach Datum abzulegen — damit die Frage „Kenne ich diese Person schon?“ beantwortet ist, bevor Sie sie ein zweites Mal persönlich stellen.